Dokumenty Fakultní nemocnice v Hradci Králové se archivují na třech místech. Některé, jako třeba smlouvy nebo zakládající listiny obecně, se stanou v době, kdy nejsou v místě aktuálně potřeba, součástí Státního oblastního archivu na zámku v Zámrsku. Většina zdravotní dokumentace však končí ve spisovnách klinik ve sklepech nemocnice nebo v centrální spisovně zabírající již několik nemocničních budov. Měrnou jednotkou velikosti skladovacího prostoru je běžný metr (bm), což odpovídá jednomu metru šanonů velikosti A4. V hradecké nemocnici se takových materiálů skladuje zhruba na 12 kilometrů a ročně je potřeba průměrně dalších 600 bm. "Naše nemocnice byla založena v roce 1928. Ale pro ilustraci: Když byste nyní vyřadili rok 1916, můžete si být jistí, že by se Vám do stejného místa rok 2016 nevešel. Lékaři tehdy i na operaci potřebovali pouhé dva listy," říká lékařský náměstek FN HK a senátor Prof. MUDr. Jaroslav Malý, CSc. Ambulantní dokumentaci je ze zákona nutné skladovat pouze 5 let od posledního vyšetření, za to jí provozně vzniká obrovské množství. Ročně se ve Fakultní nemocnici v Hradci Králové vyhodí 9.730 kg takových záznamů.

Za bující administrativu však mohou stávající zákony jen z menší části. Mnohem více se na ní podílejí vyhlášky. U obyčejného biochemického vyšetření, např. moči, vznikne několik podobných papírových dokumentů na více místech nemocničního systému a ty se uzavírají podpisem lékaře, který na vytištěném listu stvrzuje, že informace četl. "Je-li u nás pacient například 2-3 dny hospitalizován, vznikne většinou spis dosahující jednoho centimetru výšky," ilustruje situaci profesor Jaroslav Malý. Největší břemeno však představují pokyny pro vyúčtování zdravotní péče v metodikách zdravotních pojišťoven. Jen například předpis sanitky pro pacienta musí být zanesen dublovaně v několikeré dokumentaci, aby pojišťovna nemohla úhradu odmítnout. Vedení veškeré administrativy stojí poskytovatele zdravotní péče obrovské prostředky, musí je však zaplatit ze svých výnosů, jimiž jsou v drtivé většině platby od zdravotních pojišťoven. Proplácené položky za jednotlivé výkony při poskytování zdravotní péče však s žádnou cenovou komponentou pro tuto agendu nepočítají.

Nemocniční administrativu by měla částečně zjednodušit právě připravovaná novela vyhlášky o zdravotnické dokumentaci a novela zákona č. 96 o nelékařských zdravotnických povoláních, jejíž cílem je zjednodušit ošetřovatelskou dokumentaci vedenou sestrami. Pomoci by mohl také přechod na elektronickou formu ukládání dat, v rámci kterého by však musela být již plně vyřešena pravidla elektronizace ve shodě s principy eGovernmentu a veřejně akceptována prvotní vysoká investice při přechodu na nový systém. Pokud se bude v nemocnicích archivovat podle současných pravidel, vzniknou jim v nejbližším horizontu další milionové náklady. "Naše nemocnice zvažovala různá řešení - jednak pořízení dalších vlastních prostor a pak přechod do komerční sféry archivování. Dělali jsme si finanční propočet vycházející z kubatury prostor, které by byly potřeba. Nová vlastní budova s kapacitou 10.360 běžných metrů i s vybavením by nás vyšla zhruba na 18,4 miliónů korun. Levnější by pro nás bylo archivovat komerčně, což ale při stejné skladovací kapacitě a ceně za 0,70 Kč za běžný metr denně znamená ročně zhruba 2,65 miliónů korun pouze za skladování, bez nákladů na komerční vyhledávání informací v archivu," dokládá situaci profesor Jaroslav Malý. V současném papírovém archivu se však vyhledává sporadicky. Slouží zejména k forenzním účelům. Lékaři získávají informace mnohem častěji v nemocničním elektronickém systému, který obsahuje zdravotní záznamy od roku 1996.